Privacybeleid Verwerking persoonsgegevens AVG


Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd. Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

  • Persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.

  • Alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

  • Passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacy verklaring.
    -Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijv: factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.

  • Op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.

Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten. Claudie Martens belast met privacy beleid is voor patiënten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon:  Claudie Martens-Schutgens
Naam contactpersoon praktijk: Claudie Martens-Schutgens
Praktijkadres: Valendries 1
Postcode: 5831 DV
Plaats: BOXMEER
Emailadres: mh@zorgboxmeer.nl
Telefoonnummer: 0485-530303


Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.

  • Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
    In geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het project Peilstations, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygienisten.

  • Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken

Persoonsgegevens Bijzondere persoonsgegevens
NAW gegevens   Medische gegevens medicatiegebruik
Telefoonnummer Medische gegevens gezondheid
Mobiel telefoonnummer BSN nummer
E-mailadres Naam van uw andere (mond-)zorgverleners
Burgerlijke staat  
Verzekeringsgegevens  
Tijdstip van uw afspra(a)k(en)  


In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

  • softwareleverancier patiëntenadministratie Complan-Novadent
  • websitebouwer Cybox
  • office softwareleverancier
  • factoringmaatschappij Infomedics
  • Vecozo
  • softwareleverancier digitale nieuwsbrieven
  • drukker voor nieuwsbrieven

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.

Bewaartermijnen

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Voor het bewaren van uw medische gegevens hanteren ij de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar uit de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. Naast de WGBO houden we indien nodig ook rekening met bewaartermijnen die voortvloeien uit andere wetgeving.

Betaalgegevens worden minimaal 7 jaar bewaard zoals het fiscaal verplicht is om de boekhouding te bewaren.

Beveiliging van persoonsgegevens

Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

  • Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
  • De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
  • De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
  • De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
  • Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.  
  • Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
  • Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN.
  • Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
  • Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
  • Medewerkers van Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
  • Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
  • Mondhygienistenpraktijk Boxmeer werkt bv conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
    Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
  • Medewerkers van Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv hebben kennis van de rechten van de patiënt

Website www.kiesvoorjegebit.nl

Als u onze website gebruikt, kunt u uw gegevens achterlaten bijvoorbeeld via het contactformulier. De gegevens die u hier achterlaat zullen niet aan derden verstrekt worden. Om u van dienst te zijn hebben wij op onze website verwijzingen opgenomen naar informatieve websites. Wij maken u er graag op attent dat wanneer u deze websites bezoekt, de voorwaarden uit de privacy verklaringen van deze derden van toepassing zijn. Wij raden u aan om de privacy verklaringen van deze websites te lezen.

Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren.

Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd.

U hebt tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.

Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Mondhygienistenpraktijk Boxmeer bv, Claudie Martens probeert samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

Klacht indien bij de Autoriteit persoonsgegevens

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. http://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht om voor deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Deze wijzigingen zullen via onze praktijkwebsite bekend worden gemaakt. Wij raden u daarom aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte blijft.

We hopen u zo voldoende geïnformeerd te hebben. Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze privacyverklaring? Dan lichten we dit graag toe en kunt u hierover contact opnemen met:

Claudie Martens-Schutgens  

Functionaris gegevensbescherming Mondhygiënistenpraktijk Boxmeer
Valendries 1, 5831 DV BOXMEER 0485-530303 mh@zorgboxmeer.nl

Privacyverklaring mei 2018 Versie 001 Opgemaakt door Claudie Martens-Schutgens